viernes, 8 de junio de 2007

¡ Que lo urgente no te impida hacer lo importante !

Estamos acostumbrados a la inmediatez, "lo queremos todo y lo queremos ya". Vivimos en un mundo frenético donde muchas veces nos cuesta seguir el ritmo que se nos impone. Nos llueven las peticiones, que por otro lado son muy importantes, y éstas se categorizan a partir de urgente ... muy urgente ... para ya ... para ayer !

Cuando no podemos realizar todas las tareas que tenemos pendientes nos preguntamos ¿ Como reparto mi tiempo finito ?

No es una tarea banal y si no lo hacemos cuidadosamente es posible que nos dejemos llevar por el curso de los acontecimientos y seamos atrapados por una interminable cola de tareas urgentes.

Y es que además, el tiempo previsto para realizar una tarea normalemente se queda corto. Se cumple la famosa ley de Murphy que dice que "todo lleva más tiempo que el esperado"

Lo que viene a continuación es una breve reseña del análisis que realiza Stephen Covey en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva". En un apartado de este libro se hace una clasificación las tareas y actos que realizamos en nuestro trabajo, pero también es aplicable a nuestra vida personal.

A cada tarea, asunto o tema se puede asignar a un cuadrante en relación a su importancia y urgencia, según el cuadro que viene a continuación:

Lo importante: tiene que ver con los resultados. Realiza aportación a nuestra misión, valores y metas.

Lo urgente: es aquello que no puede esperar y se ha de realizar en ese momento .Reclama nuestra atención. Es ... Ahora !!.

Como podréis observar el cuadrante ideal sería el 2. En éste se analiza todo con cierta perspectiva, se planifica, se realizan acciones preventivas destinadas a minimizar las crisis. El cuadrante 1 es muy agotador y conviene minimizarlo. Los cuadrantes 3 y 4 no aportan nada, por lo que habría que tratar de restarles tiempo para dedicarlo al 2. Para que esto se pueda conseguir hay que elegir las tareas en las que nos queremos centrar y, aprender a decir “no” a algunas actividades o tareas que se encuentren en cuadrantes poco enriquecedores.

[Bombero en cuadrante 1 y fotógrafo en 2. Foto de Hugo*]

Pero ... ¿Que pasa cuando todas las peticiones que recibimos son “para ayer”, y antes de que podamos acabar una nos entran dos ?.

Yo confieso que pertenezco a este club. Me muevo en la columna de lo urgente (importante o no) y como no puedo salir de aquí al final todo se convierte en urgente y ... en ese momento es cuando lo realizo.

Y tu, ¿En que cuadrante te encuentras?

Hasta otro día,

[@] Artículo pdf " Horas de 65 minutos"
[@] Artículo pdf revista Emprendedores "Exprime tu tiempo"
[@] Resumen libro "Los 7 habitos de la gente altamente efectiva"
[@] Presentación power point " Improving productivity through self management"