lunes, 30 de diciembre de 2013

¿Realmente quieres mejorar?


No quisiera dejar este año el blog en blanco, y, aunque mi tiempo de ocio ha sufrido una drástica reestructuración, me he decidido por escribir mi entrada de 2.013.

Esto que estás leyendo, empecé a escribirlo durante una noche de insomnio a las 4:30 de la mañana. Dicen los entendidos que a esas horas, al calor del silencio y libre de interrupciones, es cuando uno es más creativo ;-)

¡ Vamos al asunto !

En estos últimos años, uno de los retos profesionales donde me he embarcado es el de la mejora continua de los departamentos que coordino.

Obviamente, es importante recordar que, las ideas (por muy brillantes que sean) no sirven de nada sin que se lleven a cabo, y aunque el objetivo sea muy necesario (mejorar), la gran cuestión en este tipo de iniciativas es la implicación del equipo, y para ello es fundamental encontrar “porques”.

[Solo lleno de ideas. Foto de: Bart Cayusa]

Dame un porque y encontraré un cómo (Viktor Frankl) o dame un punto de apoyo y moveré el mundo (Arquímedes)

Aquí van unas cuantas cuestiones de las que es necesario tener respuesta cuando se plantea el realizar un esfuerzo adicional para mejorar:
  • ¿Por qué queremos mejorar? porque...
  • ¿Por qué me quiero complicar la vida, si yo ya lo hago bien?
  • O una más real ¿Por qué tengo que hacerlo yo? ¿De donde c@j##$% saco el tiempo para llevar a cabo esta gili$&??z?

Hay una frase que deberíamos tener grabada a fuego, ya que la experiencia me ha demostrado que es muy real.

“Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre (Lord Kelvin)

Ya se que lo hacemos bien, pero ¿Cuánto de bien?.

No hace falta que preguntes, ya te lo digo yo, todos los departamentos vistos desde los componentes que lo integran funcionan bien, son el resto de los departamentos los que funcionan mal.

Y yo me pregunto, si lo hacemos bien es que ¿Somos perfectos? o si los demás lo hace mal ¿Con absolutamente negados para llevar a cabo el trabajo?. Como en casi todo, aquí nada es blanco/negro, es decir, los grises llenan nuestras vidas. El medir servirá para objetivizar tanto lo bueno como lo mejorable.

Luces, cámara y Acción!

Yo distingo 4 pasos en la implantación del proceso de mejora contínua:

1.- Discute: En esta fase el equipo ha de reflexionar sobre qué mejora y discutir ¿por qué no? acerca de cómo mejorar procesos.

Recomiendo empezar por 2-3 aspectos e identificar 2-3 acciones por aspecto que hagan el proceso más eficiente.

Tengamos en cuenta a Pareto y su regla del 80-20. En el proceso de mejora contínua, el 20% de las primeras acciones produce un 80% de la mejora, así que es importante identificar esas acciones más productivas.

Dentro de las posibles acciones, y para coger confianza, recomiendo empezar, por esas que no cuestan mucho implementar y generan una gran mejora. Y si no las has identificado, no pienses que no existen, vuelve a repensarlas.

2.- Escribe: de estas discusiones salen grandes y deslumbrantes ideas. El mundo de las ideas es fascinante, pero totalmente inútil. Para que las ideas sirvan de algo hay que ejecutarlas, y un primer paso es escribir y describir las acciones que se van a llevar a cabo para mejorar.

3.- Mide: Sobre cada una de las acciones hay que establecer y asociar un indicador, que refleje si estamos mejorando o empeorando.

Los indicadores son adictivos siempre que el equipo se enganche en su seguimiento. Estos indicadores objetivizan la mejora, y cuando evidencian que se está mejorando se realimenta positivamente el proceso de mejora, al palpar que los esfuerzos producen resultados.

4.- Mejora: Se trata de iterar ejecutando el proceso mejorado, midiendo mediante indicadores, reflexionando, compartiendo los obstáculos en equipo e ir ajustando las acciones, hasta que el proceso mejorado quede “niquelao”

[Discute Marc Wathieu , Escribe photosteve101 , Mide William Warby , Mejora SalFalko ]


Vuelve al principio.

Hay un momento en el que los indicadores mejoran hasta estabilizarse. En ese momento podemos hablar de que se han asimilado como hábito las acciones de mejora fijadas para ese proceso.

LLegados a este punto, hay que saltar a otros retos, porque éste ya está conseguido.

Cuando nos encontramos en esta situación, con el hábito incorporado en nuestro día a día, uno descubre que ha recorrido los primeros pasos de un largo camino, donde el destino nunca llega y en que SIEMPRE se puede avanzar. “La mejora contínua”.

Tengo la teoría de que la práctica es mejor.

Muy básico ¿no?. La verdad es que sí, pero la belleza y la potencia de este hábito no está en los conceptos, que a toro pasado, pueden parecer obvios, triviales y evidentes, sino en su perfecta ejecución.

Esta simple rutina conceptual, llevada a la práctica es una herramienta potentísima para mejorar. Y además puede ser aplicada no solamente al ámbito profesional sino también al personal.

Concluyendo. 1-Discute 2-escribe 3-mide 4-mejora !

¿Una chorrada ? Pruebalo y me cuentas .

Por último, recuerda: quien mejor conoce los procesos y por tanto cómo mejorarlos son las personas que los están ejecutando. Su participación e implicación es fundamental para el éxito de la mejora continua.

Hasta la próxima. Espero no tardar un año es escribir la siguiente entrada ;-)

Como siempre, vuestras aportaciones son bienvenidas en el apartado de comentarios.